Ha jól megfigyelted, akkor eddig egy logikusan felépített szisztéma szerint haladva mutattam be neked jó néhány gyakorlati könyvelői fogást. Kezdtem a nem könyvelhető számviteli bizonylatokkal itt http://www.szamvitelnavigator.hu/2013/07/amit-tilos-lekonyvelni.html és részben itt http://www.szamvitelnavigator.hu/2013/08/hogyan-konyvelned.html, majd a leggyakrabban előforduló klasszikus számla http://www.szamvitelnavigator.hu/2013/07/az-egyik-leggyakoribb-szamviteli.html és Egyszerűsített készpénzfizetési számla http://www.szamvitelnavigator.hu/2013/07/egyszeru-vagy-megsem-az-egyszerusitett.html tulajdonságait vettem górcső alá.
Nem is lehetett ez másképp, hisz a valós életben is a könyvelést azzal kezdjük, hogy a rendelkezésre álló számlákat szortírozzuk. A könyvelendő anyagból kiválogatjuk a nem könyvelhető bizonylatokat, majd a könyvelhető számlákat bizonyos rendszer szerint rendezzük, lefűzzük. Azt is mondhatnám, hogy az ömlesztett könyvelési anyagot könyvelhető állapotba hozzuk.
A mai cikkemben, erről a bizonyos könyvelhető állapotba hozatalról lesz szó, más szóval az iratrendezés mesterfogásaiból mutatok be neked néhány trükköt.
De még mielőtt nekilátnánk a téma kitárgyalásához, szeretnélek megkérni, hogy az alábbiakban látható 5 bizonylatot sajátos szempontjaid szerint csoportosítsd, rendezd, majd virtuálisan fűzd le egy iratrendező mappába.
Ezt követően, a bejegyzések között írd le, hogy a milyen szempontok alapján rendezted a bizonylatokat és miért úgy, ahogy. Engem a miértek érdekelnek. Akkor is írd le a gondolataidat, ha más már írt hasonlót, és akkor is, ha másoktól eltérő, egyedi véleményed van a témával kapcsolatban.
Ezzel a kis játékkal gondolkodásra akarlak késztetni, hisz egy jó könyvelő alaptulajdonsága a logikus gondolkodásmód. A Könyvelő Fenegyerek képzés is a hagyományos képzésekkel ellentétben erre alapszik, megtanít gondolkodni.
A témával kapcsolatos összefoglalómat rövidesen a bejegyzések között olvashatod. Addig is várom a megfejtésed, és ha tetszik a cikkem, kérlek, nyomj egy TETSZIK-et.
1. bizonylat |
2. bizonylat |
3. bizonylat |
4. bizonylat |
5. bizonylat |
(Balog Attila írása)
Ha kezdő könyvelő vagy, javaslom, hogy előbb számlaképekkel ismerkedj. A Könyvelő Fenegyerek Képzőn erre a témakörre nagy hangsúlyt fektetek.
Ha tetszik a bejegyzés nyomd meg a TETSZIK (magyarul: lájk) gombot!
Kedves Attila!
A második jó tanáccsal kapcsolatban: miért nem lehet teljesítési idő alapján lefűzni a számlákat?
(Szeptemberben kezdem a mérlegképes tanfolyamot, nincs gyakorlatom. Egy éve adminisztrátorként készítem elő az anyagot a könyvelőnek egy cégnél: teljesítési idő szerint fűzve kéri.)
A bejegyzések nagyon hasznosak! Köszi a belefektetett munkádat!
Üdvözlettel:
Judit
Katalin, jól gondolod…
Jobbulást és köszönöm a megfejtést és az okítást! Ezek szerint az a különbség az itteni 1. számla és Gazdag Péter készpénzes számlája között, hogy ezen szerepel:FIZETVE. Nagy segítség minden bejegyzés.
Először is minden válaszadónak gratulálok a sok helyes megfejtésért, illetve örülök, hogy részletesen bemutattátok, milyen elvek alapján rendeztétek a számlákat.
Másod sorban elnézést kérek, amiért ennyire megvárakoztattalak benneteket a válaszadással, de ennek is megvolt az oka. Nemrég kissé széttrancsíroztam a lábam, a balesetet követően a kedves mentősök, amit csak lehetett elszúrtak, így kérdésessé vált a gyógyulásom időpontja végkimenetele. Szerencsére vannak a világon jó sebészek, akik profi módon összestoppoltak. A mielőbbi gyógyulásom érdekében bő egy hete aktív kezelnek…
Nem szaporítom a szót, nézzük, milyen elvek alapján érdemes rendezni a könyvelési anyagot.
A) Könyvelés előtt alapvetően 9 csoportra bontjuk, azaz 9 dossziéba fűzzük le a számlákat, bizonylatokat, a következők szerint:
1 – Belföldi vevő dosszié: árbevétel számlák, bizonylatok a fizetés módjától függetlenül,
2 – Belföldi szállító dosszié: költséget, ráfordítást tartalmazó számlák, egyéb bizonylatok, amelyekre igaz:
a) fizetés módja nem Készpénz, vagy
b) fizetés módja Készpénz, de a teljesítés időpontja eltér a számla keltétől, vagy
c) fizetés módja Készpénz, a számla teljesítés időpontja = számla kelte = fizetési határidő de a számlán lévő adatok, hozzá kapcsolódó bizonylatokból nem igazolható, hogy a számla végösszege a kibocsátás napján teljes mértékben kifizetésre került)
3 – Bank dosszié (Forint): bankkivonatok,
4 – Forint pénztár dosszié: minden költség számla és egyéb bizonylat, ami igazoltan azonnali Kp fizetést tartalmaz,
5 – Külföldi vevő dosszié: 1 pontban leírtaknak megfelelően
6 – Külföldi szállító dosszié: 2 pontban leírtaknak megfelelően
7 – Bank dosszié (Deviza): bankkivonatok
8 – Valuta pénztár dosszié: 4 pontban leírtaknak megfelelően
9 – Vegyes dosszié: ide kerül minden könyvelendő bizonylat, amit nem tudsz az 1-8 pontba sorolni
B) A számlák, bizonylatok lefűzésekor a következő szabályokat tartsd be!
1 – Belföldi vevő dosszié: számlákat számlaszám szerint, növekvő sorrendben fűzd le,
2 – Belföldi szállító dosszié: számlákat, bizonylatokat azok kelte szerint növekvő sorrendben fűzd le,
3 – Bank dosszié (forint): bankszámlakivonatok sorszáma szerint, növekvő sorrendben fűzd le,
4 – Forint pénztár dosszié: számlákat, bizonylatokat azok kelte szerint növekvő sorrendben fűzd le,
5 – Külföldi vevő dosszié: 1 pontban leírtaknak megfelelően
6 – Külföldi szállító dosszié: 2 pontban leírtaknak megfelelően
7 – Bank dosszié (deviza): 3 pontban leírtaknak megfelelően
8 – Valuta pénztár dosszié: 4 pontban leírtaknak megfelelően
9 – Vegyes dosszié: bizonylatokat azok kelte szerint növekvő sorrendben fűzd le
Ha a bizonylatrendezés során ezt a 2 mesterfogást betartod, jelentősen megkönnyíted a könyvelés és ellenőrzés menetét. Fontos, hogy ezektől a rendezési elvektől sose térj el. A jó könyvelésben a rend és a rendszerben való gondolkodás a legfontosabb.
Két jó tanács. Soha ne alkalmazd a következő két bizonylatrendezési elvet:
– az egyes dossziékba a számlákat, bizonylatokat tilos ABC sorrendben lefűzni (sajnos elég gyakran találkozom ezzel a gyakorlattal)
– az egyes dossziékba a számlákat, bizonylatokat tilos teljesítés időpontja szerint növekvő sorrendben lefűzni.
Az előbbieknek megfelelően következzen a fenti 5db számla helyes lefűzési rendje:
1 bizonylat -> Pénztár dosszié (Copy-Pro Bt)
2 bizonylat -> Vevők dosszié (Élelmiszer-Üzletlánc KKT)
3 bizonylat -> Szállítók dosszié a (UNIQUA Biztosító Zrt.)
4 bizonylat -> Bank dosszié (OTP Bank Nyrt bankkivonat)
5 bizonylat -> Szállítók dosszié (Shell Hungary Zrt)
A gyakorlatban az előbbieknél sokkal több bizonylatrendezési fogást alkalmazunk. Ezeket a Könyvelő Fenegyerek képzéseken mind-mind bemutatom.
Végezetül lenne egy kérésem. Megköszönném, ha a bejegyzések között megírnád mennyire volt hasznos, érthető, stb számodra ez és a többi korábbi írásom.
Ilyen értelemben a számla helyes, nincs vele gond…
4 évig könyveltem analitikusan a bankot, pénztárat és a beszlákat.
Én 8 évig dolgoztam segédkönyvelői és 2 évig főkönyvelői beosztásban, külföldön és ott a francia módszer szerint könyveltünk,jelenleg Költségvetési szervnél dolgozom!
Készpénzes számlánál a fizetési határidő megegyzik a számla keltével és teljesítéssel!
Mi a gond a 2. bizonylattal?
A válaszokból jól körvonalazódik, hogy mindenki egy sajátos iratrendezési rendszert alkalmaz. Sőt, iratrendezéskor a számlák egyes tartalmi elemeit is másképp ítélitek meg, ami visszahat a rendezésre, így a könyvelés menetére is…
Kérés: ha nem titok, a válaszod végén írd meg, hogy hány éve könyvelsz. Jöhetnek a további megfejtések.
1.Bizonylat-Pénztár mappa-menete attól,ha a személy vásárlási előleget vett fel,akkor visszavételezném a felvett előleget és utána elkészíteném a kiadási pénztárbizonylatot a fent közőlt számla mellé,ha pedig a személy előre megfinanszírozta,akkor egyszerűen elkészíteném a kiadási pénztárbizonylatot és a számla mellé tűzném,kifizetném az összeget.2.Bizonylat-Nem a jogszabályi előírásoknak megfelelően van kiállítva számla,ezért rontottnak nyílvánítanám,ha elektronikusan készűlt a számla,akkor a rontott számlák mappába raknám,ha pedig számla tömben lett kiállítva,akkor vissza tenném oda,természetesen a vevőnyílvántartásba felvezetném a számlaszám végett és beírnám,hogy rontott(ha fizetési módnak átutalás lenne írva,akkor a Banki mappa és,ahogy megérkezik a bankszámlakivonat mellé tűzném,de a vevőnyílvántartásba is felvezetném,ha megfelelően lenne kiállítva,akkor -Pénztár mappa-elkészíteném mellé a bevételi pénztárbizonylatot és lefűzném,természetesen a vevőnyílvántartásba is felvezetném).3.Bizonylat-Szállítói értesítések mappa:elintézendők-iktatrnám és egy másolatot az iktató mappába is tennék és,amikor megérkezik a rendes számla,akkor Szállítók(felvezetés,a pénzügyi művelet elvégzése után-Bank és,ha megérkezett a bankszámlakivonat mellé tűzném).4.Bizonylat-Bank mappa.5.Bizonylat-Bank mappa-ha megérkezik a bankszámlakivonat,mellé tűzném(természetesen ez attól függ,hoy kinek az autója és milyen egyezség van a számlát leadott személy és a cég között az elszámolás végett,"kiküldetési rendelvény,Km nyílvántartás"megállapodástól függ).Természetesen minden számlát érkeztetnék,meg lekönyvelném a megfelelő számlára és utána felvezetném a programba,de itt csak az volt a kérdés,hogy hova tenném!
Megkérdezhetem hány éve könyvelsz?
1. két megoldás van: – a pénztárból rögtön lekönyvelem költségre a számlát – T 5-K PT. Ez esetben a pénztárbizonylat mögött van a számla (Pénztár napló)
– a Szállító naplóba rögzítem a számlát T5 – K Szállító, ide is fűzöm le, majd a pénztárból kifizetem T Szállító – K PT Ezt abban az esetben alkalmazom, ha a további kimutatásokhoz fontos, hogy az ügyfélen átfusson a számla. Például követni szeretném, hogy az adott ügyféltől mennyit vásároltunk…
2. A számlát kiállítom T Vevő – K 9 Vevő naplóban, ide is fűzöm le, majd a pénztárban T PT – K Vevő történik az ütköztetés.
3. A számlát lekönyvelem ügyfelesen a szállító naplóba T 5 – K Szállító. (Az esedékesség alapján utalási csomag készül…)
4. A bankkivonatot a Bank naplóban könyvelem, s fűzöm le: T Szállító – K Bank – feltételezem, hogy a számla létezik, amennyiben nem, T 389 átvezetési szla – K Bank, majd a pénzt bevételezem a pénztárba: T PT – K 389.
5. Vagy T 5 – K Szállító szállító naplóban, majd a bankkivonaton T Szállító – K Bank, ebben az esetben feltételezem, hogy céges bankkártyával fizettek,
de ha nem, T 5 – K Szállító szállító naplóban, majd T Szállító – K Pénztár, mert az ügyfélen átvezettem a tranzakciót, vagy T 5 – K PT, de ebben az esetben a Pénztárban könyvelek, s fűzöm le a bizonylatot, s nem fogok tudni az ügyfélre kimutatásokat végezni.
Így jár, aki előbb oldja meg a feladatot, és később olvassa el a tanító előzményeket.Szóval:1. készpénzes beszerzés:Szállító, pénztári bizonylattal lesz csak K381, és akkor a 2. készpénzes értékesítés:Vevő, pénztári bizonylattal lesz csak T381
Részben vegyes körkép kezd kialakulni a bizonylatok rendezését illetően. Ennek kifejezetten örülök.
Ha még nem tetted meg, írd meg a saját tipped.
1.készpénzes beszerzés-Pénztár
2.készpénzes értékesítés-Vevő napló, de T381
3.számla későbbi fizetéssel-Szállító
4.kártyás vásárlás terhelése/szállító kiegyenlítés-Bank
5.kártyás vásárlás, később terhelődik-Szállító
1,3,5 szállító naplóba
2 Vevő naplóba
4 Bank naplóba.
1. Kiegyenlítés miatt átmenetileg pénzárba kerül.
2. Kiegyenlítéskor kerül a pénztárba.
3. Kiegyenlítéskor összerendezni a bankkal.
4. Praktikeres szla érdezéséig 389, majd összerendezni a száll. szlával
5. Bszla kiv. érkezéséig , majd összerendezni vele.
Jöhetnek a további megfejtések ;)
A rendezések és könyvelések sorrendje szerintem: Vevő, Szállító, Pénztár, Bank.
Ez alapján rendezném őket.
Az első bizonylatot a pénztárba tenném, a másodikat felvinném a Vevő nyilvántartásba, és amikor kiegyenlítik a számlát, akkor ott ütköztetném.
A harmadik bizonylatot a Szállító nyilvántartásba tenném, mivel még nincs fizetve.
A negyedik bizonylatot a bank nyilvántartásba. Ha van hozzá számla, akkor azzal ütköztetem, ha nincs akkor készpénzfelvételnek könyvelem.
Az ötödik bizonylatot meg felviszem szállítóba, és a banknál majd ütköztetem.
Az elsőt ellátva kp felvételi bizonylattal az úgynevezett Pénztár mappába raknám.
A második bizonylatot lefűzném a Kimenő számla mappába.
A 3. bizonylatot az utalandók/rendezendők közé tenném.
A bankkivonatot egy külön dossziéban.
Az 5. bizonylatot bár ebben nagyon bizonytalan vagyok egy olyan mappába, ahol a banki, utalásos számlák vannak.
:)))