A vállalkozás és a könyvelő közötti hatékony munkafolyamatok egyik alappillére a feladatok felosztása és tisztázása a két fél között. Ezt akár szerződés megkötésével is érvényesíthetik egymás között a felek. A könyvelő ugyanis csak akkor tud hatékonyan dolgozni, ha időben megkapja a munkájához feltétlenül szükséges adatokat, papírokat.
A megbízó pedig akkor lehet biztos vállalkozásának biztonságában, ha tudja, mit várhat el könyvelőjétől és mit nem. Ezt a korrektséget sajnos kevesen tisztázzák szakmai kapcsolatuk során. A szerződés mindkét félt védi, így nem csak a későbbi felelősségvállalás hárítása előzhető meg, de mindkét fél szakmailag biztonságba tudhatja magát.
A megbízó és a könyvelő közötti munkafolyamatok alapjai
A könyvelő az alábbi dokumentumokat igényelheti: bevételi számlák, költség számlák, bevételi pénztárbizonylat, kiadási pénztárbizonylat, bankszámlakivonat, szerződések és egyéb bizonylat típusok. Továbbá a könyvelő alapvető feladatai közé az alábbiak tartozhatnak: a számlák, bizonylatok törvény által előírt formában történő rögzítése, számlák ellenőrzése a törvények megfelelési szempontjából, adatszolgáltatás hatóságok felé. A vállalkozás vezetője által kért kimutatások az egyik legkritikusabb pont.
A megbízónak is fontos, hogy havonta megkapja ezeket a dokumentumokat, hiszen így ellenőrizheti, hogy a könyvelője hatékony munkát végez. A vállalkozás helyzetét is ezen követheti. A könyvelő jogosult figyelmeztetni a cég vezetőjét, ha szabálytalanságot vagy egyéb törvénytelenséget tapasztal. Amikor egy vállalkozás során felmerül a feketemunka lehetősége, akkor sajnos a felelősséghárítás is szerepet kap. Míg a könyvelő a vállalkozót okolja, addig a vállalkozó a könyvelőt hibáztatja. Ilyen esetben, ha a könyvelő törvénytelen helyzeteket tapasztal, felbonthatja akár a két fél között szereplő szerződést is. További tevékenysége a könyvelőnek a bérszámfejtés, mely külön megállapodás esetén kérhető.
Mi az, ami nem kérhető a könyvelőtől?
A további félreértések elkerülése végett érdemes tisztázni még, a könyvelőnek mi nem a feladata. Hiszen nem várható el tőle, hogy a vállalkozás partnereivel is tartsa a kapcsolatot, vagy esetlegesen új ügyfeleket keressen a vállalkozónak. Ha a vállalkozó és a könyvelő időben tisztázza a feladati köröket, akkor hosszútávon is eredményesen tudnak majd együttműködni. Nem feladata a könyvelőnek a befogadott számlák valóságtartalmának ellenőrzése és az ezzel kapcsolatos szerződések, igazolások elkészítése. Továbbá a banki utalások vagy a házipénztár kezelése sem.
A lezárt dokumentumok tárolása és őrzése sem tartozik a könyvelő munkaköréhez, ha viszont a vállalkozó erre igényt tart, akkor érdemes előtte szerződésben rögzíteni. A felsoroltak alapján tehát célszerű szerződésben rögzíteni a két fél feladatkörét, hiszen így sok konfliktust vagy esetleges hibát tudnak elkerülni. Sajnos néha apróságokon múlhat egy cég jövője, így mindent meg kell tenni azért, hogy hatékonyan folyhassanak a könyvelési és a vállalkozási munkálatok.
Hagyj üzenetet